タスク管理がうまくいかないのはなぜ？やることを整理するコツ
ToDoリストを書いても終わらない毎日から抜け出すために
突然ですが、
みなさんはToDoリストに書いたことを、どれくらい終わらせられていますか？
仕事のこと、家事のこと、子どものこと。
「あれもやらなきゃ」
「これも忘れないようにしなきゃ」
と思いつくたびに書き足していたら、いつの間にかものすごい数に。
そして、一日の終わりにリストを見てみると、
あれ？今日も全然終わってない……。
いやいや、朝からずっと動いていたんですけどね（笑）
そんな経験はありませんか？
私も、やりたいことが次々に浮かぶタイプなので、気を抜くとToDoリストがどんどん長くなります。
でも、タスクをたくさん書き出したからといって、全部できるようになるわけではないんですよね。
実際にタスク管理のご相談でも、
「やることは分かっているのに、なかなか進まない」
「やりたいことが多すぎて、何から始めたらいいのか分からない」
というお悩みを伺います。
そんなとき、必要なのは新しいタスク管理術を増やすことではないかもしれません。
今回は、タスク管理がうまくいかない原因と、やることを整理して行動につなげるコツをご紹介します。
この記事でわかること
タスク管理がうまくいかないのはなぜ？
タスク管理というと、
ToDoリストを作ったり、優先順位を決めたり、スケジュールに予定を入れたり。
そんな方法を思い浮かべる方が多いと思います。
もちろん、どれも大切なことです。
でも、ToDoリストをきれいに作ったからといって、全部のタスクが終わるわけではありません。
ひとつ終わったと思ったら、また別のタスクが出現。
まるで終わりのない、もぐらたたき（笑）
特に家事や子育てには、予定に書いていない小さなタスクがたくさんあります。
例えば、洗濯ひとつとっても、
洗う、干す、取り込む、たたむ、しまう。
さらに洗剤がなくなれば、買い足すことも必要です。
「洗濯」というひとつの言葉の中に、いくつもの作業が隠れているんですよね。
それなのに、仕事の予定と同じように、家事も子育ても全部詰め込んでしまう。
これでは、どんなに頑張っても時間が足りなくなってしまいます。
だからこそ、タスク管理では、やることを効率よくこなす前に、今のタスクそのものを見直すことが大切なんです。
タスク管理がまくいかない3つの原因
では、どうしてタスク管理がうまくいかないのでしょうか。
よくある原因を3つご紹介します。
1．やることを全部同じ優先順位にしている
今日やらなければいけないこと。
今週中にやればいいこと。
いつかやりたいこと。
本当はそれぞれ違うのに、ひとつのToDoリストに並べていませんか？
例えば、
- 明日までに提出する書類
- クローゼットの整理
- 気になっている本を読む
- 仕事の資料を作る
全部やりたいけれど、全部今日やる必要はありませんよね。
ところが、同じリストに並んでいると、どれも同じくらい大切に見えてしまう。
そして、一日の終わりに、
「今日もこれができなかった！」
と、終わらなかったことばかり気になってしまいます。
2．タスクが大きすぎる
「家を片付ける」
「ブログを書く」
「資格の勉強をする」
こんなタスクを書いていませんか？
実はこれ、ひとつのタスクに見えて、いくつもの作業が必要です。
例えばブログなら、
テーマを決めて、構成を考えて、文章を書いて、写真を選んで、公開する。
「ブログを書く」とだけ書かれていても、どこから手をつけたらいいのか分からなくなることがあります。
私もブログを書こうと思ってパソコンを開いたのに、気づけば写真の整理を始めていたり。
……それ、今じゃなくてもいいよね（笑）
そんなこともあります。
3．今の自分に合わない予定を立てている
毎朝5時に起きて勉強する。
毎日30分ノートを書く。
仕事が終わったら副業の時間を取る。
どれも素敵な習慣です。
でも、それが今の暮らしに合っているかは別の話。
仕事や家事、子育てで疲れているのに、さらに予定を詰め込んでしまったら、続けるのは難しいですよね。
理想のスケジュールと、今の自分が実行できるスケジュールは違う。
ここを見直すことも、タスク管理では大切です。
やることを整理する3つのコツ
では、タスク管理がうまくいかないと感じたとき、何から始めたらいいのでしょうか？
私がおすすめしているのは、次の3つです。
1．頭の中のタスクを全部書き出す
まずは、頭の中にあることを一度外に出してみましょう。
仕事、家事、家族のこと、自分のこと。
順番は気にせず、思いつくまま書いていきます。
このときのポイントは、「やらなければいけないこと」と「やりたいこと」を両方書くこと。
やるべきことだけを書き出すと、自分が本当にやりたかったことが埋もれてしまうからです。
「そういえば、あのカフェにも行きたかった」
「読みかけの本もあったなぁ」
そんなことも、遠慮せずに書いてみてください。
書き出したら、
- 今日やること
- 今週中にやること
- 今はやらなくてもいいこと
に分けてみます。
全部を今日のToDoリストに入れなくても大丈夫。
まずは、頭の中を整理するところから始めましょう。
2．やらないことも決める
そして、私が特に大切だと思っているのが、
「今はやらないこと」を決めること。
やりたいことがたくさんあるのは、素敵なことです。
でも、時間も体力も無限ではありません。
あれもこれも同時に進めようとすると、結局どれも中途半端になってしまうことがあります。
そういえば、こんな方もいらっしゃいました。
やりたいことがたくさんあるのに、頭の中が整理できなくて、どれもなかなか進まない。
お話を伺ってみると、
あれもやりたい。
これもやっておきたい。
でも、時間が足りない。
……分かります。
やりたいことって、なぜか忙しいときほど増えませんか？（笑）
そこで、今取り組んでいることを一緒に整理して、優先順位を見直してみました。
その結果、いくつかのことは今はお休みして、優先したいことに時間を使う方向に。
「これなら実践できる」
と感じていただけたのが、とても印象に残っています。
やりたいことを減らすのは、諦めることとは違う。
今じゃなくてもいいことを、いったん横に置いておく。
それも、やりたいことを叶えるための大切な選択なんですよね。
3．タスクを小さくして、始める時間を決める
最後は、実際に行動するための工夫です。
例えば、
「クローゼットを整理する」
ではなく、
「着ていない服を5着選ぶ」
「ブログを書く」
ではなく、
「タイトルを3つ考える」
というように。
何をすればいいのか、すぐに分かる大きさにすること。
さらに、いつ取りかかるのかも決めておきます。
「時間ができたらやろう」
と思っていることほど、なかなかその時間がやってこないものです。
実は、こんなお話もありました。
どうしても気が重くて、後回しにしてしまうタスクがある。
やらなきゃいけないのは分かっている。
でも、なかなか手が伸びない。
……ありますよね。
私も、苦手な事務作業なんかは、
「今日はちょっと忙しいから、明日にしよう」
と、自分に言い訳したくなることがあります（笑）
そんなときに大切なのは、やる気が出るのを待つことではなく、取りかかるきっかけを作ること。
この方とは、取りかかる時間を決めたり、リマインドを活用したりする方法を一緒に考えました。
すると、セッション後には、後回しにしていたタスクを2つ完了されたそうです。
このお話を聞いたときは、私まで嬉しくなりました。
行動できないのは、やる気が足りないからとは限らない。
始めるための仕組みを少し変えるだけで、動き出せることもあるんですよね。
まずは、今日ひとつだけ変えてみる
ここまで3つのコツをご紹介しました。
でも、ここでまた張り切って、
「よし！明日から全部やるぞ！」
とならないように（笑）
まずは、ひとつだけ。
例えば、
- 頭の中にあるタスクを10分だけ書き出す
- 今週はやらないことをひとつ決める
- 後回しにしているタスクを5分だけ進める
そんな小さなことで十分です。
大切なのは、完璧なToDoリストを作ることではなく、実際の行動につなげること。
できたら、ぜひ振り返ってみてください。
「思ったより簡単だった」
「この時間帯だと取りかかりやすいかも」
「やっぱり今週は無理そうだから、来週にしよう」
そんな気づきも、次のタスク管理に役立ちます。
自分に合ったタスク管理を見つけるには？
ここまでご紹介した方法も、すべての人に同じように合うわけではありません。
タスクを細かく分けると動きやすい人もいれば、細かく書きすぎると負担になる人もいます。
予定をきっちり決めた方が安心する人もいれば、ある程度余白がある方が動きやすい人もいます。
そして、タスク管理がうまくいかない原因が、タスクそのものではなく、暮らしの仕組みにある場合も。
例えば、
仕事をする時間がないと思っていたけれど、実は家の片付けに時間を取られていた。
朝の支度が終わらないと思っていたけれど、家族の準備をすべて一人で抱えていた。
そんな場合は、ToDoリストを見直すだけでは解決しないかもしれません。
だから私は、タスクだけではなく、暮らし全体を見ながら考えることを大切にしています。
一人で整理しきれないときは
ここまで読んで、
「なるほど！まずは書き出して、減らして、小さくすればいいのね」
と思った方もいるかもしれません。
でも、実際にやってみると、
「あれも大切、これも大切」
と、なかなか決められないこともあります。
自分のことって、分かっているようで意外と分からないものです。
そんなときは、誰かと一緒に今の状況を整理してみるのもひとつの方法。
個別セッションでは、今の暮らしとタスクを一緒に見直しながら、何がうまく回っていないのか、何から整えるといいのかを考えていきます。
新しいタスク管理術を増やす前に、
まずは、今の自分に必要なことを見つける。
そんな時間を一緒につくれたら嬉しいです。
毎日を整えて、やりたいことを叶える
ToDoリストにチェックがたくさんついた日。
なんだか達成感がありますよね。
でも、チェックの数が多ければ、充実した一日だったというわけでもありません。
家族とゆっくりご飯を食べられた。
気になっていたことをひとつ片付けられた。
ずっとやりたかったことに、少しだけ時間を使えた。
そんな一日も、十分素敵だと思うんです。
タスク管理は、たくさんのことをこなすためだけのものではありません。
自分が大切にしたいことに、時間を使えるようにするためのもの。
やることを増やす前に、まずは今のタスクを見直してみる。
全部できなくても大丈夫。
今日、ひとつだけ。
自分が大切にしたいことのために、時間を使ってみませんか。
頑張る前に、まずは今の自分を整える
Arrange My Reset Session｜
個別セッション
やることが多すぎて、何から手をつければいいのか分からない。
そんな毎日を一度立ち止まって見直し、暮らしとタスクの課題を一緒に整理する個別セッションです。
今の自分に合った、整える順番を見つけてみませんか？
プロフィール
マルチタスクコンサルタント
加藤みずき
◉仕事・家事・育児に忙しい女性のためのマルチタスクコンサルティング
◉脳タイプ＆性格タイプ別のタスク管理術
◉空間を整え、時間と心に余裕を生むサポート
【経歴・実績】
・空間＆タスク管理サポート歴5年
・海外居住経験あり・東京都在住
・区役所（環境・戸籍・税務部門）で18年勤務し、業務効率化を推進
【活動のきっかけ】
子育て中のママ友との出会いをきっかけに、孤立しがちな子育て女性を社会とつなげる夢を抱き、起業。3児を育てながら「タスク管理のコツを教えてほしい」との声を受け、マルチタスクコンサルタントに転身。
【サポート内容】
・子どもがいても自分らしく働きたい女性へ
（会社員・主婦・経営者・フォトグラファー・サロンオーナー向け）
・タスク管理＆空間整理で、心地よいライフスタイルを実現
・ 「仕事・家事・子育て」を充実させ、グローバルに働くママをサポート
発達グレーで片付けが苦手な家族との暮らしを豊かにするために得た知識を活かし、子どもがいても諦めないママを応援しています！
